Primeiros passos na Vyttalis
Configure sua clínica em 5 etapas simples e comece a usar a secretária virtual IA em menos de 15 minutos. Este guia mostra exatamente o que fazer.
A Vyttalis automatiza o atendimento da sua clínica via WhatsApp com inteligência artificial. Mas antes de ativar a secretária virtual, você precisa configurar dados essenciais: equipe, horários, serviços e convênios. Este tutorial mostra exatamente como fazer.
Visão geral do processo
A configuração inicial está dividida em 5 etapas sequenciais. Você pode salvar e retomar a qualquer momento — não precisa completar tudo de uma vez.
Dados da Clínica
Nome, especialidades, endereços e teleconsulta
Cadastro da Equipe
Especialistas, registro profissional, especialidades e convites
Horários de Funcionamento
Dias, períodos e disponibilidade por endereço
Convênios Aceitos
Seleção e configuração por endereço
Serviços e Valores
Procedimentos, preços e formas de pagamento
Importante: Você pode voltar e editar depois
Nenhuma configuração é definitiva. Você pode acessar Configurações > Configurações Profissionais a qualquer momento para alterar horários, valores, convênios ou qualquer outro dado.
Etapa 1: Dados da Clínica
Esta etapa configura informações básicas da sua operação: nome, especialidades oferecidas, endereços de atendimento e se você realiza teleconsultas.
O que preencher
Nome da clínica
Use o nome pelo qual os pacientes conhecem a clínica. Este nome aparecerá nas mensagens automáticas da secretária IA.
Especialidades oferecidas
Selecione todas as especialidades disponíveis na clínica. Se você atende em mais de uma área, marque todas. Isso ajuda a IA a orientar pacientes corretamente.
Endereços de atendimento
Adicione todos os locais físicos onde você atende. Você pode cadastrar múltiplos endereços:
- Clique em "Adicionar Endereço" para incluir um novo local
- Digite o CEP — o sistema preenche rua, bairro, cidade e estado automaticamente
- Complete com número e complemento
- Dê um nome para o endereço (ex: "Unidade Centro", "Consultório Zona Sul")
Realiza teleconsulta?
Marque "Sim" se você atende online. Isso habilita a opção de teleconsulta na secretária IA, permitindo que pacientes solicitem consultas remotas.
Link do Google Meu Negócio (opcional)
Se sua clínica tem perfil no Google Meu Negócio, cole o link aqui. A secretária IA poderá incluir esse link nas mensagens, facilitando avaliações de pacientes satisfeitos.
Dica: Busca automática de CEP
Ao digitar o CEP, aguarde 1-2 segundos. O sistema busca os dados automaticamente. Se não funcionar, verifique se o CEP está correto e tente novamente.
Etapa 2: Cadastro da Equipe
Cadastre todos os especialistas que atendem na clínica. No plano gratuito, você pode adicionar até 10 profissionais. Se precisar de mais, entre em contato com o suporte.
Como cadastrar especialistas
Há duas formas: adicionar manualmente ou enviar convite para especialistas que já usam a Vyttalis.
Adicionar manualmente
Use esta opção se o especialista ainda não tem conta na Vyttalis
Preencha os seguintes campos:
- Nome completo
- CRM (número do registro)
- UF do CRM (estado onde está registrado)
- Especialidade
- Email (para acesso à plataforma)
O sistema valida se o registro profissional e o email já estão cadastrados. Se o especialista já usa a Vyttalis, você deve usar a opção de convite.
Enviar convite
Use se o especialista já tem conta individual na Vyttalis
Funciona assim:
- 1.Digite o email do especialista que você quer vincular à clínica
- 2.O sistema envia um convite por email
- 3.O especialista recebe e aceita o convite
- 4.Ele passa a fazer parte da equipe da clínica
Convites expiram em 7 dias. Se o especialista não aceitar, você pode reenviar ou adicionar manualmente.
Limite no plano gratuito
Você pode cadastrar até 10 especialistas gratuitamente. Se sua clínica tem mais profissionais, entre em contato para upgrade do plano: contato@vyttalis.com
Etapa 3: Horários de Funcionamento
Configure os horários de atendimento da clínica por dia da semana e por endereço. A secretária IA usa essas informações para sugerir horários disponíveis aos pacientes.
Como funciona
O sistema permite criar horários específicos para cada endereço cadastrado. Por exemplo: a Unidade Centro atende de segunda a sexta, enquanto a Unidade Zona Sul funciona apenas terças e quintas.
Passo a passo
- 1Selecione o endereço para configurar horários
- 2Marque os dias da semana em que este endereço funciona
- 3Para cada dia, adicione os períodos de atendimento (ex: 8h-12h e 14h-18h)
- 4Clique em "Adicionar Período" se houver mais de um horário no mesmo dia
- 5Repita para todos os endereços
Validações automáticas
O sistema detecta conflitos e evita erros comuns:
- Impede que você configure horários que se sobrepõem (ex: 8h-12h e 10h-14h no mesmo dia)
- Garante que horário de início seja sempre anterior ao horário de término
- Bloqueia horários fora do expediente comercial padrão (6h-23h)
Dica: Planeje antes de configurar
Tenha em mãos os horários de funcionamento de todos os endereços. Isso agiliza o processo. Se não tiver certeza, configure inicialmente e ajuste depois — você pode editar a qualquer momento.
Etapa 4: Convênios Aceitos
Selecione quais convênios médicos sua clínica aceita. A plataforma já vem com 29 convênios principais pré-cadastrados, incluindo Unimed, Bradesco Saúde, SulAmérica e outros.
Como configurar
Você pode definir convênios diferentes para cada endereço. Por exemplo: a Unidade Centro aceita Unimed e Bradesco, mas a Unidade Zona Sul aceita apenas particular.
Configuração por endereço
- 1Escolha o endereço que deseja configurar
- 2Marque todos os convênios aceitos neste local
- 3Use o campo de busca para encontrar convênios rapidamente
- 4Se atende apenas particular, não marque nenhum convênio
- 5Repita para cada endereço cadastrado
Convênios disponíveis
A plataforma inclui os principais convênios utilizados no Brasil pré-cadastrados para seleção rápida:
Digitação manual disponível:
Se o convênio que sua clínica aceita não está na lista pré-cadastrada, você pode digitar manualmente o nome dele. Os convênios listados acima são apenas para facilitar a seleção rápida.
Importante sobre valores de convênios:
Os valores que você configura para convênios não são informados aos pacientes. Eles são usados apenas para gerar métricas de receita no Dashboard e na página de Métricas (/metrics), permitindo que você acompanhe quanto está sendo gerado mesmo com atendimentos por convênio. Somente os valores particulares (configurados na próxima etapa) são informados pela secretária IA aos pacientes.
Etapa 5: Serviços e Valores
Configure todos os serviços (consultas e procedimentos) oferecidos na clínica, com valores diferenciados por forma de pagamento e convênio.
Sistema de entrada inteligente
A Vyttalis usa entrada inteligente para agilizar o cadastro. Você digita o nome do serviço (ex: "Consulta"), e o sistema sugere automaticamente valores com base na especialidade e região.
Como cadastrar um serviço
- 1Clique em "Adicionar Serviço"
- 2Digite o nome (ex: "Consulta", "Ultrassom", "Exame de sangue")
- 3Informe o valor para pagamento particular
- 4Configure valores por convênio (se aceitar)
- 5Defina se aceita parcelamento (e em quantas vezes)
- 6Salve e repita para outros serviços
Valores por convênio (opcional)
Se você aceita convênios, pode configurar os valores estimados que recebe de cada plano para fins de métricas internas. Por exemplo: você pode registrar que consulta particular é R$ 300, Unimed você recebe R$ 200, Bradesco R$ 180.
Importante: Esses valores de convênio não são informados aos pacientes pela secretária IA. Eles servem apenas para que você acompanhe a receita gerada no Dashboard e na página de Métricas, permitindo contabilizar também os atendimentos por convênio.
Parcelamento
Configure se aceita parcelamento e em quantas vezes. Você pode definir:
- Sem parcelamento (apenas à vista)
- Parcelamento em 2x, 3x, 4x, etc.
- Condições especiais (ex: sem juros até 3x, com juros acima disso)
Crítico para a Secretária IA:
Todos os procedimentos e valores particulares configurados aqui são essenciais para o funcionamento da secretária IA. São essas informações que ela usará para responder aos pacientes sobre preços, procedimentos disponíveis e opções de parcelamento. Configure com atenção para garantir que a IA não cometa erros ao informar valores.
Dicas gerais para configuração
Salve frequentemente
O sistema salva automaticamente ao concluir cada etapa, mas se precisar interromper, clique em "Salvar e Continuar Depois" no rodapé da página.
Não precisa ser perfeito
Configure o essencial agora e ajuste depois. A secretária IA funciona mesmo com configurações básicas. Você pode refinar aos poucos.
Teste após concluir
Faça um teste enviando mensagem para o número da clínica. Veja se a secretária IA responde corretamente com base nas configurações.
Peça ajuda quando necessário
Se tiver dúvidas durante a configuração, acesse a Central de Ajuda ou entre em contato com o suporte.
Após completar o onboarding
Você pode seguir para os próximos passos, mas verifique se todas as informações estão corretas em Configurações Profissionais.
Próximos passos
Após concluir todas as 5 etapas, sua clínica está pronta para usar a Vyttalis. Agora você pode:
1. Confirme e edite Configurações Profissionais
Revise e ajuste horários de funcionamento da clínica, bloqueios de agenda, valores particulares, valores por convênio e teleconsulta
2. Confirme e edite Configurações da Clínica
Altere informações da clínica e cadastre novos endereços de atendimento quando necessário
3. Integre seu Google Calendar
Sincronize a agenda da clínica com o Google Calendar para visualizar todos os compromissos em um só lugar
Tutorial em breve4. Conecte seu WhatsApp
Vincule o número de WhatsApp Business da clínica para que a secretária IA possa atender pacientes
Tutorial em breve5. Ative e personalize a Secretária IA
Configure o comportamento, tom de voz e funcionalidades da assistente virtual inteligente
6. Conheça o Dashboard
Visualize métricas, acompanhe desempenho e tenha uma visão geral completa da clínica
7. Conheça sua Agenda
Gerencie todos os agendamentos da clínica, visualize horários disponíveis e organize a rotina
8. Conheça o Banco de Dados dos pacientes
Acesse o histórico completo, informações de contato e dados relevantes de cada paciente da clínica
9. Veja as conversas da Secretária Inteligente
Acompanhe todas as conversas entre a IA e os pacientes, intervenha quando necessário
10. Crie e personalize suas tags
Organize os pacientes com tags personalizadas e facilite a busca e segmentação
Tutorial em breve11. Configure formas de pagamento e veja faturas
Gerencie os métodos de pagamento da clínica, visualize faturas e edite dados de faturamento
12. Realize sua primeira assinatura
Escolha o plano ideal para as necessidades da clínica e ative todos os recursos da plataforma
Tutorial em breve13. Revise as boas práticas de segurança
Entenda como proteger dados de pacientes e manter conformidade com LGPD