Boas práticas de segurança para clínicas e consultórios
Um guia prático para proteger dados de pacientes, manter conformidade com a LGPD e usar a Vyttalis com segurança no dia a dia do seu consultório ou clínica.
Dados de saúde são sensíveis por lei. A LGPD trata informações de saúde com rigor máximo, e qualquer vazamento pode resultar em multas de até R$ 50 milhões para a clínica. Este guia mostra como proteger sua operação.
Por que segurança importa na sua clínica
A Vyttalis automatiza o atendimento via WhatsApp, gerencia agendamentos e armazena conversas com pacientes. Isso significa que dados sensíveis transitam pela plataforma todos os dias: nomes, telefones, motivos de consulta, histórico clínico.
Se esses dados forem expostos — por senha fraca, acesso indevido ou erro humano — sua clínica responde judicialmente e pode perder a confiança dos pacientes. Segurança não é opcional: é requisito legal.
Situações reais que causam incidentes
- Ex-funcionário com acesso ativo baixa lista de pacientes
- Secretária usa WhatsApp pessoal e perde o celular
- Senha fraca permite invasão e roubo de dados
- Planilha de pacientes enviada por e-mail não criptografado
Quatro regras que nunca podem ser quebradas
Antes de entrar em detalhes técnicos, toda a equipe precisa entender estes princípios fundamentais:
- Cada pessoa vê apenas o necessário
Médicos acessam dados clínicos, secretárias veem apenas agenda e contato, gestores visualizam métricas gerais. Ninguém deve ter acesso total "por precaução".
- Dados de pacientes não saem da plataforma
Proibido fazer prints, exportar planilhas para computador pessoal ou enviar listas por WhatsApp. Trabalhe sempre dentro da Vyttalis.
- Login é individual e intransferível
Cada pessoa tem sua própria conta. Compartilhar senha, mesmo com colega de confiança, viola a LGPD e compromete a rastreabilidade.
- Segurança é responsabilidade de todos
Não é tarefa "do TI" ou "do gestor". Cada pessoa da equipe responde pelos dados que acessa.
Como gerenciar acessos da equipe
A Vyttalis separa permissões por função. Use essa estrutura para limitar o que cada pessoa pode ver:
Especialistas da Saúde
Têm acesso a agenda própria, conversas com pacientes via WhatsApp e configurações da secretária IA.
Importante
Não devem compartilhar login com secretárias ou familiares. Se precisar de ajuda, solicite que criem uma conta separada com as permissões adequadas.
Secretárias e atendentes
Acessam apenas agenda e dados mínimos para agendamento:
- Nome, telefone, horário
Proibido
- Visualizar conversas completas
- Acessar dados médicos sensíveis
- Exportar listas de pacientes
- Fazer capturas de tela para compartilhar
Gestores e administradores
Veem métricas gerais, relatórios financeiros e desempenho da clínica.
Papel estratégico
Não precisam acessar conversas individuais com pacientes. O papel é estratégico, não operacional.
Checklist de revisão de acessos
- Remova acessos de ex-funcionários imediatamente após desligamento
- Revise permissões mensalmente e ajuste conforme mudanças de função
- Nunca permita que alguém use login de outra pessoa, mesmo temporariamente
- Documente quem tem acesso a quê (planilha simples resolve)
Senhas e dispositivos
Senha fraca é o principal vetor de invasão em clínicas e consultórios. A maioria dos vazamentos acontece porque alguém usou "123456" ou "nome da clínica + ano".
Crie senhas fortes
- Mínimo 12 caracteres
- Misture maiúsculas, minúsculas, números e símbolos
- Nunca reutilize a mesma senha em múltiplos sistemas
- Use gerenciador de senhas (1Password, Bitwarden) em vez de anotar em papel ou salvar no navegador sem proteção
Proteja dispositivos
- Não acesse a Vyttalis em computadores públicos (lan houses, bibliotecas)
- Bloqueie a tela sempre que se ausentar do consultório
- Encerre a sessão ao final do expediente em computadores compartilhados
- Mantenha sistema operacional e navegador atualizados
Se alguém da equipe suspeitar que a senha foi comprometida, deve alterá-la imediatamente e avisar o gestor da clínica.
WhatsApp e secretária IA
A Vyttalis conecta sua clínica ao WhatsApp dos pacientes via secretária IA. Isso automatiza agendamentos e reduz trabalho manual, mas exige cuidados específicos:
Nunca use WhatsApp pessoal para falar de pacientes
Todo atendimento deve passar pela plataforma. Se um paciente enviar mensagem no seu WhatsApp pessoal, oriente-o a usar o número oficial da clínica.
Nunca peça documentos, exames ou laudos por mensagem particular.
Configure a IA para coletar apenas o necessário
A secretária IA deve perguntar apenas:
- Nome
- Horário preferido
- Tipo de consulta
Evite coletar sintomas detalhados, histórico médico ou diagnósticos prévios via WhatsApp.
Ao falar com o suporte técnico
Se precisar abrir chamado mencionando um caso específico, use sempre o ID interno do paciente na plataforma.
Nunca mencione nome completo, CPF ou telefone em tickets de suporte.
LGPD aplicada ao dia a dia
A Lei Geral de Proteção de Dados não é burocracia: é proteção ao paciente. Toda a equipe precisa entender estes direitos:
Direitos do paciente
- Acesso:Paciente pode solicitar cópia de todos os dados que a clínica possui sobre ele
- Correção:Pode pedir correção de informações incorretas (telefone errado, nome grafado incorretamente)
- Exclusão:Pode solicitar exclusão de dados, exceto quando houver obrigação legal de manter (prontuários médicos)
- Portabilidade:Pode pedir para transferir seus dados para outra clínica
Qualquer solicitação desse tipo deve ser encaminhada ao gestor responsável pela LGPD na clínica. A Vyttalis oferece ferramentas para atender essas demandas.
Como evitar problemas
- Use apenas dados necessários para a finalidade específica (agendar, confirmar, lembrar)
- Não compartilhe dados com terceiros sem justificativa e documentação
- Comunique imediatamente à gestão qualquer suspeita de acesso indevido ou vazamento
- Mantenha registros de quem acessou quais dados e quando (a Vyttalis faz isso automaticamente)
Checklist de segurança
Use esta lista para treinar novos membros da equipe ou revisar práticas periodicamente:
Cada pessoa tem login próprio e individual
Ex-funcionários tiveram acessos removidos imediatamente
Senhas têm mínimo 12 caracteres e não são reutilizadas
WhatsApp pessoal não é usado para falar de pacientes
Fluxos da secretária IA foram revisados para coletar apenas o mínimo
Equipe sabe que não deve fazer prints ou exportar listas de pacientes
Há um responsável designado para questões de LGPD
Todos sabem como abrir chamado em /support
Próximos passos
Se você é gestor ou administrador da clínica, revise os acessos da equipe agora. Identifique quem tem permissões desnecessárias e ajuste. Se é membro da equipe, confirme que sua senha atende aos requisitos e que você entende suas responsabilidades.
Para dúvidas sobre configurações de segurança específicas da Vyttalis, consulte nossa Central de Segurança ou abra um chamado no suporte.